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(参考)決算のみ電子公告を導入する
会社の定款で定める公告方法が「官報(または日刊新聞)に掲載して行う」旨を定めている会社にとって、いきなり電子公告をご導入するにはハードルが高いとお考えの場合、決算のみ電子公告制度を利用する方法もあります。

これを
【電磁的計算書類の開示】といい、会社法では用語を使い分けています。この制度を自社のホームページで行うと、官報や日刊新聞に掲載していた決算公告の費用がほぼ全額、節約できることになります。
特に過去数年分をまとめて官報で公告しようとすると、すぐ数十万円になってしまいます。


☆公告方法の定款変更前(官報)の決算期であっても、電子公告への定款変更後に開示する場合は、
 電子公告による方法になります。


☆決算のみ電子公告を利用するには、定款変更は必要ありませんが、決算公告を掲載するアドレスの登記
 が必要になります。


☆公告方法の変更登記をしないまま電子公告を行っても、その公告には効力はありません。


☆会社法第440条では、「株式会社は、法務省令で定めるところにより、定時株主総会の終結後遅滞なく、貸借対照表(大会社にあっては、貸借対照表及び損益計算書)を公告しなければならない」と定めています。つまり、すべての会社は決算公告を行わなければなりません。

一方、同条第4項では、有価証券報告書提出会社は決算公告を要しないこととなりましたので、最近は決算公告の掲載をとりやめて金融庁EDINET(http://info.edinet.go.jp/)へのリンクで処理する会社も増えています。


☆貸借対照表など掲載する内容は要旨ではなく、そのまま全文掲載する必要があります。
  参考根拠条項
     計算書類等の作成・・・・・・・・・・・会社法435条
     計算書類の公告・・・・・・・・・・・・・会社法440条
     計算関係書類の表記・・・・・・・・・会社計算規則89条〜148条
     計算関係書類の公告・・・・・・・・・会社計算規則164条〜176条

  
公告における全文表記と要旨の範囲などにつきましては、顧問税理士などにご相談下さい。
  弊社は会計につきましては専門外ですので、表記方法の相談はご容赦くださいませ。


☆公告の掲載期間は当該定時株主総会終結時から5年間、継続して行う必要があります。

 (導入初年度は前年分のみの掲載、次年度は前年分と前々年分の2カ年分を掲載・・となります。) 


☆決算公告・電磁的計算書類の開示は、法定公告に該当しますが、電子公告調査機関による調査は会社法第941条により不要となっています。


  法務省の電子公告制度についてもご覧ください。
決算公告を長期にわたり懈怠されている会社様へ

決算公告は、毎年定款の定める方法により必ず開示しなければならないことになっています。
しかし、決算公告はその開示結果の提出義務がないためか、何年も公告していないところも多いようです。
公告の懈怠に対しては、代表者個人に対して100万円以下の過料が課されることになります。

過料の金額算定は、懈怠した年数に応じて高くなるようで、最近はこの摘発が増える傾向にあります。
この背景としては、会社法改正に伴って、2年ごとの役員変更が不要となり、行政側としてはその分の減収分の埋め合わせとして、この登記懈怠に照準を合わせているといううわさを聞きます。

一方、決算公告開示の実績が、公共事業などの入札条件としての要素となってきてもいますので、前向きに考えてしっかり毎年、決算公告を行いましょう。
* * * * * 決算のみ電子公告を導入する流れ * * * * *
【1.決算を掲載するアドレスを決定する】  
決算(pdfファイル)を掲載するアドレス(ホームページのURLなど)を決めます。

決定方法としては、取締役会設置会社の場合は取締役会、それ以外は取締役決定書や代表者決定書などですが、社内手続きなので、上記以外の通常の社内稟議書の形式でも構いません。
 (この決議書面は登記申請書では添付不要です)。

☆アドレスの決定については、会社法の制定に伴い、取締役会での決議が不要となりました。

☆自社でホームページを持っていない場合、登記アドレス自体を外部のサーバ保管会社にして、そこに決算データを預かってくれる会社もあります。
取締役会議事録
【参考文例】
【2.登記の申請をする】  
決議後2週間以内に、本店の管轄登記所に「貸借対照表に係る情報の提供を受けるために必要な事項」の設定の登記申請をします。
登記申請に必要な添付書類はなく、登記申請書(OCR用紙含む)のみです。
登記申請書にOCR記載事項まで記載できる法務局もあります。

登記が完了すると決算のみ電子公告会社になります。
司法書士に登記を委任するときには、委任事項のところにアドレスまで記載して渡します。

※登録免許税は3万円です。
登記申請書
OCR用紙
【参考文例】
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