電子公告調査機関・日本公告調査−公告アドレスとは
電子公告 調査 証明サービス 日本公告調査は電子公告調査機関として2008年3月3日、法務大臣に登録しました
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1.公告ファイル
公告ファイルとは公告文面のファイルのことです。いったんワープロソフトで作成し、だれでもみられるように、また簡単に改ざんされないようにAdobe社のPDF形式に変換してから掲載します。PDFへの変換ソフトとしては、正式版はAdobe社のAcrobat(有料版)ですが、同等の変換機能を持つソフトも多数あるようです。

電子公告は、官報や日刊紙公告と異なり、自社で文面を作成し、自社で決めた場所にこの公告ファイルを掲載することになりますが、同時に電子公告調査機関へも調査の申込みをする必要があります。お申し込みには、申込書とこの公告ファイルを提出することになっています。
(調査機関は、調査が始まるとホームページ等に掲載されている公告ファイルの情報が取得できるか、掲載されている公告ファイルとご提出いただいた公告ファイルが一致するか(=改ざんがないか)という比較を巡回調査のたびに行います。

ただし、調査開始2日前までに行う調査機関から法務大臣への報告事項には、この文面の提出は含まれていませんので、調査開始前日までファイルをご提出していただければ問題ありません。しかし、弊社では文面の一定のチェックもしておりますので早めのご提出をお願いしております。

公告ファイル名は、通常インターネット上での管理を考慮して半角英数で構成するのが一般的です。また複数の電子公告を並行して掲載する場合もありますので、間違わないように、またファイル名をみて公告内容が判別できるように工夫してあるものも多く見られます。

 (例)  20140405bunkatu.pdf    koukoku_gappei_1.pdf  など

公告ファイルを調査機関に提出したあと、手元にある公告ファイルを句読点だけでも変更(ただの更新を含む)を加えると、調査機関に提出した公告ファイルと一致しなくなり、「公告の中断」が発生するおそれがあります。

また公告ファイルの訂正は公告前までは可能ですが、調査開始後の変更については法律の規定がないため、無効とする意見もありますので、極力避ける必要があります。

なお、弊社では調査前日に事前テスト(公告アドレスのとおりの掲載確認、お預かりしたファイルとの同一性確認)を行うことにより不一致かどうか判明しますので、ファイル不一致やアドレス相違による 「いきなり公告中断」が回避できます。
2.公告アドレス
アドレスという文字を含むため、よく「電子公告が一覧できるページ」と勘違いされることがよくありますが、正確にはインターネット上におけるその公告ファイル(PDF)までのアドレスそのものをいいます。

つまり、ブラウザのアドレス欄にこの公告アドレスを入力すると、その公告文面(公告ファイル=PDF)がいきなり
起動し、表示されるということです。

  (例) ○  http://www.n-koukoku.com/ir/pdf/20080915koukoku_1.pdf

      ×  http://www.n-koukoku.com/ir/pdf/index.html
             (フォルダを指定しているので誤り)

公告アドレスの末尾のファイル名(上の例の○でいうと"20080915koukoku_1.pdf")が、公告ファイル名と一致することになります。

なお、登記アドレスと公告アドレスは、いずれも自社のサーバやホームページ内にある必要はありません。
登記アドレスからリンクで進めたら、親会社やサーバ専門会社の場所に公告ファイルを掲載してもかまいません。
この公告アドレスは、調査機関から法務大臣への受託報告事項となっていますので、早めにホームページのご担当などと打ち合わせて決めておきましょう。
3.登記アドレス
電子公告を導入するには、株主総会で定款で定める公告方法を電子公告にする決議をしますが、これとは別に総務や取締役会で登記アドレスも決定して併せて登記します。
株主総会で登記アドレスを決めると、アドレス変更するとき再決議が要りますので避けましょう。

この登記アドレスは、自社の電子公告のページへ案内する入口としての意味があります。

法的な考え方をすれば、公告を知りたい者は
 (1)登記簿を見て公告方法が電子公告であることを確認する
 (2)そこに記載してある登記アドレスにアクセスする
 (3)登記アドレスからは必ず公告アドレスまでたどり着けるようになっているので、だれでも公告にたどりつく

ということになります。
しかし、わざわざ有償の登記情報を取得して、しかもその登記アドレスからその都度、現在公告情報があるかをリンクで探す、というのはなかなか大変なものがあります。

そこで、法務省では法務省電子公告システムを準備して、調査機関からの受託報告受けて、現在調査されているものが一覧できるようにしています。(ただし、これはあくまでも行政サービスということになっています。)

登記アドレスは自社のサーバやホームページ上のある場所を指定する必要はありません。
登記アドレスをサーバ会社や親会社とすることも可能です。
(登記官は登記申請時に、登記アドレスが実際存在するかの調査もしません。)

登記アドレスは変更するたびに変更登記(登録免許税3万円+司法書士などへの手数料?)が必要になりますので、あまり変更されない場所(会社のトップページなど)を採用しているところが多いようです。

中にはIRなどのページを登記アドレスとしてある場合もありますが、ホームページの全体を見直すときにページが移動や削除されていることもあり、調査依頼の際に「すでにアドレスが存在しない」ので見直したい(変更登記が必要)」ということもあります。

登記アドレスから公告アドレスまでは、だれでもわかりやすくたどり着けることが求められます(電子公告規則第5条第1項の4、つまり「映像面に表示される指示に従った操作で公告文面が表示できること」)ので、例えばトップページを登記アドレスにする場合、そこに「電子公告」とか「○○のお知らせ」など、わかりやすい表示を心がけることが望まれます。

  会社のトップページを指定する例   http://www.n-koukoku.com
   (弊社のトップページを例示していますが、弊社の公告方法は電子公告ではないので、リンクはありません)

  IRページを指定する例         http://www.n-koukoku.com/ir/pdf/index.html  
(ご参考)子会社の公告を親会社のホームページでまとめておこなう・・・
「子会社などのグループ会社が電子公告を行うには、子会社にも独立したホームページが必要ですか?」などのご質問をよくいただきます。

電子公告では、『登記アドレスや公告アドレスは自社のホームページに指定や掲載をしなければならない』という決まりはありません。
つまり、登記アドレス(登記簿に記載される会社の電子公告の入り口)も、公告ファイルを掲載する場所も、親会社やサーバ管理会社に管理してもらうことができます。また、登記アドレスだけは自社のホームページで公告ファイルのみ、外部に預けることもできます。わかりやすく、たどれればよいとされています。

ところで親会社のホームページで、グループ会社の電子公告をすべて1カ所で管理されているところもあります。
これのメリットは、
1.登記アドレスはグループ会社で全部同じにできる
2.公告ファイルの掲載場所の管理が簡単

という点です。一方、デメリットは

1.子会社がホームページを別ドメインで持っている場合、そちらから公告のページにはたどれない
2.親会社のドメインが変われば全部の子会社の登記アドレスの変更登記が必要になる

という点です。
1については法的有効性では問題はありませんが、公告の意味を考えるとリンク等によりわかりやすい工夫が望まれます。

    グループ会社の電子公告をまとめた例    http://www.n-koukoku.com/ir_group/ir_group.html

    自社の電子公告のページのみの例      http://www.n-koukoku.com/ir/pdf/index.html

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