電子公告 調査 証明サービス 日本公告調査は電子公告調査機関として2008年3月3日、法務大臣に登録しました
(1)電子公告とは
Q1-1. 電子公告は、官報または日刊紙掲載と比較してどのようなメリットがありますか?

Q1-2. 電子公告を採用すれば、官報又は日刊紙での公告はすべて不要になるのですか?

Q1-3. 電子公告調査機関とはどのような機関ですか?

Q1-4. 電子公告の調査とは具体的にどのような調査をするのですか?

Q1-5. 調査機関による調査を受けなかった場合には、その公告の効力はどうなるのでしょうか?

Q1-6. 現在、電子公告を実施している会社を知る方法はありますか?
(2)電子公告の導入

Q2-1. 公告方法を「日刊新聞」から「電子公告」に変更するにはどのような手続きが必要ですか?

Q2-2. 電子公告以外の予備的方法が認められる「やむを得ない事由」とはどの程度をいいますか?

Q2-3. 電子公告を導入するのに、特に準備するソフトウェアはありますか?

Q2-4. 電子公告を導入する場合、定款にも登記アドレスも定める必要はありますか?

Q2-5. 電子公告を行うサーバの運営を別の会社に委託することはできますか?

Q2-6. 「登記アドレス」や「公告アドレス」とはなんですか?

Q2-7. 登記アドレス・公告アドレスは一般的にどのように定めているか例を教えてください。

Q2-8. 電子公告会社になると、決算公告用に登記していた決算アドレスはどうなりますか?

Q2-9. 決算電子公告(電磁的計算書類の開示を含む)を導入する際の注意点はなんですか?

Q2-10. 電子公告を導入すると、決算公告も調査を受けなければならないのでしょうか?

(1)お申込み、調査終了時

Q3-1. 定款変更後でないと、調査申込みはできないのですか?

Q3-2. 調査申込みはいつまですればよいのですか?また、年末年始中の調査開始はどうなりますか?

Q3-3. 公告ファイルは、いつまでにサーバに掲載すればよいですか?

Q3-4. 公告ファイルを調査機関に提出するときは、公告アドレスのファイル名に合わせる必要がありますか?

Q3-5. 文面には名前などの外字や会社のロゴがあってもいいですか?

Q3-6. 公告ファイル(PDF)に、パスワード等のセキュリティ機能を設定して申込んでもよいですか?

Q3-7. 公告ファイル(PDF)は微修正(レイアウト変更や句読点の追加など)でも差替えが必要ですか?

Q3-8. 公告サーバを別会社に委託していますが、今までの調査機関を変更することはできますか?

Q3-9. 調査申込時点で公告の内容が確定していない場合、どうすればよいですか?

Q3-10. 公告期間が終了したら、何日で調査結果通知書が届きますか?

Q3-11. 調査結果通知書の取得を急ぐ場合はどうしたらいいですか?

Q3-12. 調査結果通知書がpdfファイルの場合、登記申請にはどのような形で添付するのですか?

(2)中断

Q4-1. 公告の中断とはなんですか? また、よくあるのですか?

Q4-2. 公告の中断が発生した場合、調査機関は当社に連絡してくれるのですか?

Q4-3. 公告の中断してシステムが復旧しました。次の対応方法を教えてください。

Q4-4. 公告の中断があった場合、電子公告の有効性にはどのような影響がありますか?

Q4-5. 中断した期間はその分の公告期間を延長しなければなりませんか?

Q4-6. 公告の中断時間の合計が公告期間の10分の1を超えたときの扱いはどうなりますか?

Q4-7. サーバメンテナンス等の理由で深夜に2時間ほど、公告情報にアクセスできない状態に
      なります。予定済みの作業なのですが、それでも夜間の連絡はあるのですか?


Q4-8. サーバメンテナンス等の理由で深夜に2時間ほど、公告情報にアクセスできない状態に
      なります。これは「中断」になりますか?

Q4-9. プロバイダ(もしくは通信回線業者)から以下のような案内が来ました。
     これは調査機関に事前に連絡した方がいいですか?また、追加公告は必要ですか?
     「○月○日 2:00〜4:00 ○○○のメンテナンスのため、数分通信が切れる恐れがあります。」

Q4-10. 調査の巡回頻度が調査機関により異なります。巡回間隔が短いほうが安心な気がします。
    

3.料金について】

Q5-1. 公告中断等で所定の公告期間を満たせなかった場合にも料金の支払いは必要ですか?

Q5-2. 公告調査申込み後のキャンセルはどのような取扱いになりますか?

Q5-3. 追加公告した場合、別途料金が発生しますか?

Q5-4. 根拠法は異なるのですが、同一ファイルで公告をします。この場合の調査料はどうなりますか?

(1)電子公告とは
Q1-1. 電子公告は、官報または日刊紙掲載と比較してどのようなメリットがありますか?

電子公告は、日刊新聞に掲載する方法に比べ大幅に公告コストの削減ができます。特に全国紙に掲載する場合と比較すると、
当社の場合でおよそ5分の1から10分の1を超える節約になります。

また原稿の提出や差替が簡単で、余裕を持った掲載準備が可能になります。さらに文面量も制限がありませんので、債権者や株主に対して充実した公告サービスが実現します。

なお、官報方法から移行した場合、公告掲載の費用面ではあまり期待できませんが、債権者保護対策(個別催告が不要になる)などのメリットもあるため、取引先の数などにより判断されることをお勧めします。

詳しくは日刊紙方法から移行するまたは官報方法から移行するをご覧ください。
Q1-4. 電子公告の調査とは具体的にどのような調査をするのですか?

調査項目は
1.登記アドレス(トップページなど登記簿に記載されている入り口)から公告アドレス(実際の公告文面PDF)までリンクが途切れておらず、かつパスワード等を入力しなくても無料で誰もが閲覧できるか

2.公告掲載期間中、公告を閲覧できる状態が継続しているか、また公告が改ざんされていないかどうか

調査は、自動システムにより24時間、公告アドレスを巡回して監視しております。
なお、公告情報を取得する回線については、法令により1回失敗しても3つの異なるプロバイダにより再アクセスして確認できるようになっています。

また調査サービスの付随業務として、調査中に公告の中断等を認識したら、すみやかに委託者(ご担当者)まで連絡して復旧を促すサービスも行っています。
Q1-5. 調査機関による調査を受けなかった場合には、その公告の効力はどうなるのでしょうか?

電子公告は調査機関の調査を受けた期間について電子公告をしているものと見なされます。ですので、単にホームページに掲載しただけでは法定公告の要件を満たしていません。つまり任意の「お知らせ広告」としての意味しかありません。

商号変更や本店移転など公告の義務が法律で定められていないものは、このようにお知らせ広告でも問題ありませんが、基準日設定(会社法124条3)や債権者保護公告(会社法449条3項など)など会社法で定められた公告を電子公告で行う場合、必ず調査機関の調査を受ける必要があります。
また根拠法により、その必要な公告期間も決められており、その期間を満たしているかを証明することも調査機関の役割でもあります。

調査が完了すると【調査結果通知書】が発行され、それには、期間や公告アドレス、巡回調査の結果などが記載されており、登記などで外部に提出する必要があるときもあります。

ときどき調査の申込みせずに(申し込みの必要性をご存じなく)、公告を一定期間済ませてから「証明書を発行してくれ」というお電話をいただくことがありますが、調査の申し込みは必ず、
公告を開始する前に調査機関への申込みが必要となります。ですのでお申し込みがなかった場合、最初から調査の申し込みをされてから、再度公告をやり直す必要があります。
Q2-1. 公告方法を「日刊新聞」から「電子公告」に変更するにはどのような手続きが必要ですか?

次の要領になります。
1.株主総会を開催し、定款で定める公告方法を電子公告に変更する決議をする
  株主総会では登記アドレスまで決める必要はありません。

2.登記アドレスを決める
  取締役会・取締役決定書・社内稟議書などで具体的な登記アドレスを決めます。
  ホームページのトップページ、または電子公告専用のページを登記アドレスとする場合が多いようです。
  前者はあまり変更がない利点がありますが、リンクがわかりにくいデメリットもあります。
  深い階層を指定すると、ホームページを見直したときに存在しなくなると、後でアドレスの変更登記が
  必要となることがあり、その都度費用もかかります。
  Q2-4.も参照してください。

3.登記申請する
  本店の管轄法務局に「公告方法の変更と登記アドレス」を株主総会の決議後2週間以内に登記
  (登録免許税は3万円)します。

詳しくは、電子公告を導入するには・・
をご覧ください。
Q2-5. 電子公告を行うサーバの運営を別の会社に委託することはできますか?

登記アドレス、公告アドレスのいずれもは自社のホームページにある必要はありません。子会社の登記アドレスを親会社の電子公告のページやその近くに「関連会社の電子公告のページ」としてまとめて、掲載しているところもあります。

また登記アドレスは自社のホームページにあっても、公告ファイルは外部のサーバ運営専門会社に運営を委託されているところもよくあります。
すなわち、登記アドレスから公告アドレスまでリンクが切れずに、わかりやすくたどり着ければ問題ありません。

また登記アドレス、公告アドレスを外部に委託するメリットとして、自社のホームページをリニューアルしても影響がない点もあります(変更登記が起こりにくい)。
公告アドレスは、その運営会社から通知を受けて、それを調査機関に報告することになります。

外部委託についてはこちらもご覧ください。
なお、省令により自社サーバに対する調査は禁止されていますので、調査機関にサーバの運営まで委託することは事実上できません。
Q3-1. 定款変更後でないと、調査申込みはできないのですか?

お申込みできます。日刊紙や官報でも、決議を前提にして変更前から申し込み準備をしますが、それと同様の理屈です。なお、定款変更登記と調査開始のタイミングは、法律の規定がないため各調査機関により対応は異なるようです。詳しくはお問い合わせください。

なお、債権者催告公告では、電子公告が満了するまでには公告方法の定款変更の登記が完了しておかないと電子公告の効力がありませんのでご注意ください。
Q3-3. 公告ファイルは、いつまでにサーバに掲載すればよいですか?

公告調査開始の時間は公告開始日の午前0時00分の巡回からですので、その時間までに掲載すれば足りますが、早めに掲載してもかまわない場合、前日の夕方には掲載を始められるところが一般的です。

弊社では、その掲載開始に合わせて(打ち合わせの上)、事前テスト(公告アドレスのとおりの掲載確認、お預かりしたファイルとの同一性確認)を行っています。これにより開始時のアドレス相違などの中断は防ぐことができます。
なお、やむを得ず公告内容の公開を直前まで避けたいときは、公告アドレスには文面の掲載は済ませておき、リンクを直前まで切っておく方法もあります。
Q3-5. 文面には名前などの外字や会社のロゴがあってもいいですか?

電子公告の文面で使用できる外字や画像(ロゴなど)につきましては、PDFに変換したとき、それが他のパソコンでも問題なく表示できるなら問題ありません。

なお、申込書に記載された商号・本店・代表者のお名前などに含まれる外字は、法務大臣へのオンライン申請の関係で、弊社にて現行の文字に置き換えて報告(その結果、通知書にも置き換えた文字で印刷)させていただきますのでご了承ください。
ここでいう外字とはシフト JIS EAA4以降の文字を指し、NECやIBM依存文字(はしご高、やまたつの崎など)を含みます。
Q4-2. 公告の中断が発生した場合、調査機関は当社に連絡してくれるのですか?

はい。お申込み書に記載された連絡希望により、メールやFAX、お電話などで通知します。ご希望なら24時間、深夜や休日でもご担当者様の携帯電話宛に、メール送信やお電話も可能です。

ただ深夜にご連絡しても対応できないのなら、「携帯メールへの連絡」か「日中のみの連絡」にしておけばよろしいかと思います。
Q4-3. 公告の中断後、システムが復旧し公告を再開するにはどのような対応を取ればよいのですか?

まず、中断状態を回復するために、元のファイルを掲載します。メンテナンス時には、メンテナンス終了により自然に復旧します。(次回の調査機関の巡回調査から調査結果が正常に戻ります。)

弊社の場合、夜間の中断ならば翌営業日の朝、中断があった旨と追加公告に対する手順の説明をいたします。

追加公告とは、元の公告ファイルの文末に「追加公告のお知らせ」(中断が生じた旨、中断時間、中断原因など)を追記したファイルを再作成し、そのファイルを公告アドレスに掲載しておこないます。調査機関にも、差替前にその新しい公告ファイルが手元にないと比較調査ができないため、新しい公告ファイルを提出していただきます。差替のタイミングは各巡回調査の間に調査機関と打ち合わせて行うことになります。

なお、公告中断時間の合計が全公告時間の10分の1を超えない限り、その公告は有効なものとみなされますので、中断時間はできるだけ短くする必要があります。

公告の中断の原因や対応方法については
公告中断時の対処をご覧ください。
Q4-4. 公告の中断があった場合、電子公告の有効性にはどのような影響がありますか?

会社法では、以下の3要件をいずれも満たす場合には、公告を有効なものとする旨の規定があります。
 (1)公告中断の発生について、委託者側に善意無重過失または正当事由あり
 (2)合計公告中断時間が公告期間の10分の1を超えていない
 (3)会社が公告中断を知った後、速やかにその旨、公告中断時間、中断内容をその公告に付して公告

これらの要件に該当しなかった場合は公告として無効となりますので、もう一度最初から所定の公告期間でやり直しになります。
Q4-5. 中断した期間はその分の公告期間を延長しなければなりませんか?

中断あったとしても、所定公告期間は変わりません。公告中断時間の合計が公告期間の10分の1を超えていない場合、所定の公告期間で満了します。
Q5-1. 公告中断により所定の公告期間を満たせなかった場合にも料金の支払いは必要ですか?

調査機関は、公告が正常になされているか(中断していないかどうか)を24時間、調査を継続しています。そして調査が終了(途中での解約を含む)した場合、その期間分の調査結果を事実のとおり発行通知する義務があります。
中断時間の合計が公告期間の10分の1を超えた場合でも、その旨の調査結果通知書を作成します。
そのため、調査に関する経費はかかりますので料金の支払いは必要になります。

しかし、途中で取り下げされれば、無料となります(充実コースのみ)。
もっとも弊社では事前テスト(公告アドレスのとおりの掲載確認、お預かりしたファイルとの同一性確認)が充実しており、過去中断が10%超えたことは1件もありませんので、弊社にご依頼いただけるとすれば、余計な心配かと思います。

                                          詳しくは利用約款をご覧ください。
Q5-4. 根拠法は異なるのですが、同一ファイルで公告をします。この場合の調査料はどうなりますか?
根拠法が異なると、その必要な公告期間も異なります。また調査結果通知書は、根拠条項ごとに作成しますので、その公告ファイルが同一であっても、別件の公告調査としてお申し込み下さい。ただし、同一法人の場合、2件目以降は、割引があります。
よくあるご質問 
Q4-1. 公告の中断とはなんですか? また、よくあるのですか?

公告期間中に、お客様(自社または運用委託先)のさまざまな原因により、インターネット上で公告の情報が取得できない(確認できない)時間帯が生じた場合やお預かりした公告ファイルと掲載された公告ファイルが同一でない場合をいいます。

中断の原因としては、次のようなものがあります。
 (1)申込書に記載した公告アドレスと違った場所に公告ファイルをアップしてしまった、または掲載し忘れた、
 (2)調査期間中に公告の掲載をしているサーバのメンテナンス作業や停電が発生した
 (3)その他(公告期間を勘違いして終了前に降ろしてしまったなど)

(1)は弊社では事前テスト(公告アドレスのとおりの掲載確認、お預かりしたファイルとの同一性確認)を100%していますので、過去1度もありません。弊社では毎朝、法務省電子公告システムに掲載される新しい公告をチェックしていますが、ときどきアドレス相違によるリンク切れを拝見します。たぶん事前テストをお客様まかせにしている調査機関があるのではないでしょうか。

(2)による中断が一見、いちばん多そうな感じがしますが、インターネットの通信状況はときどき不安定な状態になることもありますが、巡回調査においては、たまたま1度取得できなくても、いきなり調査結果が×(=中断)とは判断されません。

まず、システムによりプロバイダを3回線切替え、すべてで取得できないと判断されても、次は調査員により再度3回線による手動取得を試みます。そのすべてでも取得不可の場合に初めて中断とされます。弊社の経験では、取得できなかったときはほとんど、、サーバのメンテナンスが原因となっており、ホームページ自体も同時にダウンしています。ですので、メンテナンスが予定されていない場合には、あまり過度に「中断になったら」と心配されることはないと思われます。

公告の中断の発生割合は、正確には数えていませんが、100件あたり3件程度だと思います。そのうち2件がスタート時のアドレス相違や掲載忘れ、1件が公告開始後のメンテナンスによる中断の割合という感じです。一方、メンテナンス以外を原因とする中断はほとんどなく、過去あっても数件だと思われます。

・公告中断時間の合計が全公告時間(公告日数×24時間)の10分の1を超えない限り、その公告は有効なものとみなされますので、中断時間はできるだけ短くする必要があります。

・中断を復旧するには、通常は調査機関からご担当様に中断の連絡が来ますので、委託者側で中断の原因を取り除き、公告の情報を取得できるようにします。
さらに、公告の中断が回復したら、調査機関の指導により、すみやかに追加公告の手続きをとり、中断があった旨を告知する必要もあります。

・中断していても調査機関が気づかない(巡回の間の短時間の中断)場合は通知書の中断率は0%のままになります。

              公告の中断の詳しい説明や対応方法については
公告中断時の対処もご覧ください。
Q3-8. 公告サーバを別会社に委託していますが、今までの調査機関を変更することはできますか?

サーバの運営会社は公告ファイルを預かり保管するのが業務です。また運営会社によっては公告ファイルの作成サービスもされているところもあります。
ところで、その公告ファイルはだれでも情報の取得ができなければなりませんし、調査機関はその情報の取得ができさえすれば調査はできます。

手続き的には、「サーバ運営会社には公告ファイルの掲載のみをお願いする」旨を契約されればよいかと思われます。調査機関をどこに委託するかということは、サーバの保管契約とは関係ありませんので、委託者側で自由に決められる性格のものと思われます。運営会社も委託者の意思を尊重してくれると思います。
Q3-6. 公告ファイル(PDF)に、パスワード等のセキュリティ機能を設定して申込んでもよいですか?

公告ファイルは誰でも無償で、パスワードを入力しなくてもく見られるようになっている必要があります。
一方、もし調査機関に送信する際にセキュリティが心配という場合には、圧縮ソフトZIPなどを利用してパスワードを設定する方法もあります(pdfファイルの性格は変わりません)。お申込みの時、ご相談ください。
Q3-2. 調査申込みはいつまですればよいのですか?また、年末年始中の調査開始はどうなりますか?

電子公告規則により調査機関は受託した内容を公告開始日の2営業日前の午後5時までに法務大臣に対して報告しなければなりません。
また委託者は、その2営業日前までに調査申込みをすることと規定されています。つまり公告開始日の最低4日前まで(弊社の場合、夕方6時までのお問い合わせまで)までが申込みの期限となります。

なお、調査機関から法務大臣に対する報告には、根拠条項と公告の期間は必要ですが、公告文面の提出は求められていませんので、公告文面(PDFファイル)は公告開始の前営業日の事前テストまでに提出していただければ大丈夫です。差替も同様です。

年末年始につきましても、いつからでも開始できます(例:1月1日の0時開始)。ただし、法務大臣報告は法務省の仕事納めである12/28(平日の場合)の夕方までに完了しておく必要がありますので、調査開始の2営業日前、かつ28日までにお申込みが完了しておく必要があります。

公告内容が未確定の場合やお急ぎの場合、柔軟に対応しますので、詳しくはお問い合わせください。
Q3-4. 公告ファイルを調査機関に提出するときは、公告アドレスのファイル名に合わせる必要がありますか?

弊社に提出していただく公告ファイルにつきましては、調査システムへの登録時に公告アドレスの末尾のファイル名に自動変換されますので、わかりやすい漢字のファイル名で作成して送信していただいても大丈夫です。
Q2-9. 決算電子公告(電磁的計算書類の開示を含む)を導入する際の注意点はなんですか?

掲載内容は要旨によることはできず、全文(貸借対照表をそのまま)掲載する必要があります。
また、5年間継続して掲載し続けなければなりません。定款変更後に迎える決算が対象となりますので、導入した最初の年は当該1期分だとなります。そして次年度が2期分・・となり、5年経過したものから削除していくと5年分が最大となります。もし、過去の公告が懈怠の場合、それを公告しようとすると電子公告となります。

詳しくは(参考)決算のみ電子公告を導入するをご覧ください。

なお、上場会社については、会社法第440条第4項により、有価証券報告書提出会社は決算公告を要しないこととなりましたので、最近は決算公告の掲載をとりやめて金融庁
EDINET(http://disclosure.edinet-fsa.go.jp/)へのリンクで処理する会社も増えています。
Q2-8. 電子公告会社になると、決算公告用に登記していた決算アドレスはどうなりますか

公告方法を電子公告に変更登記すると登記記録には新しい登記アドレスが登記され、それと同時にそれまで登記記録の「その他欄」に登記されていた決算公告のアドレス(正式には「貸借対照表にかかる情報の提供を受けるために必要な事項の登記」といいます)は職権で削除されます。

一方、決算のアドレスについては、電子公告の登記アドレスとは別に(今までの決算公告と同じアドレスでも可)登記することもできます。変更登記の書式については
ダウンロードを参照してください。
詳しくは法務局にお問い合わせください。
Q2-6. 「登記アドレス」や「公告アドレス」とはなんですか?

「登記アドレス」は、登記簿(登記記録)の公告方法欄に記載されるURLで、電子公告の入り口です。ここから電子公告の文面まで、リンク等でわかりやすく、たどれなければなりません。一般的には、ホームページのリニューアルしても影響が少ないように、会社のホームページのトップページなどがよく使われます。

これに対し「公告アドレス」は、公告を実際に掲載するURLで、末尾は公告するPDFファイル(公告ファイル)名と同じになります。PDF文面を起動したときに、ブラウザの上部に表示されるhttp.・・・・・koukoku.pdfのように表示されます。

次のQ2-7も参照してください。
また、公告ファイル・公告アドレス・登記アドレスの詳しい説明はこちらにまとめてあります。
Q2-4. 電子公告を導入する場合、定款にも登記アドレスも定める必要はありますか?

定款には公告方法として電子公告を行う旨だけ定めれば足ります(及び万一の予備的方法まで)。

なお、登記アドレスは通常、変更されることの少ない(変更すると変更登記が必要です)自社ホームページの
トップページ(例、http://www.××.co.jp/)が多いようですが、以下のようなものも可能です。

  ・電子公告のページ
  ・電子公告ファイルなどを保管する外部のサーバ運営専門会社の指定する自社以外のアドレス
Q2-3. 電子公告を導入するのに、特に準備するソフトウェアはありますか?

電子公告で掲載する文書はPDFファイル形式がほとんどです。そのためワープロ(Word、一太郎など)で作成した文書をPDF形式に変換するソフトが必要になります。フリーソフトでもありますが、一部機能的に制限がある場合があります。Adobe社が正式メーカーなので、そこの「Adobe Acrobat」(有償版)なら問題ありません。
詳しくは御社のシステム担当様にご相談ください。
Q1-6. 現在、電子公告を実施している会社を知る方法はありますか?

法定公告(決算公告を除く)については、電子公告調査のお申込みを受けた調査機関は法務省にその内容を調査開始の2営業日前の午後5時までに報告します。法務省はその報告を受けて、行政サービスとして法務省電子公告システム(http://e-koukoku.moj.go.jp/)に掲示します。

ただし、ここには法務省への報告が義務づけられている法定公告だけが掲載されているため、お知らせ公告(周知公告)や総会資料開示情報等は会社のホームページ等で探す必要があります。
Q3-7. 公告ファイル(PDF)は微修正(レイアウト変更や句読点の追加など)でも差替えが必要ですか?

公告調査では、お届けいただいた公告ファイルと掲載された公告ファイルの比較は、システムにより機械的に行います。見た目では同一でも、同一ファイルではないと判断されますので、差し替えが必要です。

なお、公告開始後のファイルの変更は、調査の有効性の観点から避けた方がよいでしょう。
Q2-7. 登記アドレス・公告アドレスは一般的にどのように定めているか例を教えてください。

〈登記アドレス例〉
 トップページの場合       http://www.xxx.co.jp/
 電子公告のページの場合   http://www.xxx.co.jp/ir/koukoku/
のようになります。

〈公告アドレス〉
公告は同時に複数開示することがありますので、日付や広告内容がわかるように決めるのがお勧めです。   
 ・http://www.xxx.co.jp/koukoku/20140408gappei.pdf
 ・http://www.xxx.co.jp/koukoku/20140412kijyunbi.pdf

実際に掲載中の公告が法務省電子公告システム http://e-koukoku.moj.go.jp/ で見られますので参考にしてください。ファイル名には漢字・日本語は使用しない方がよいでしょう。

公告ファイル・公告アドレス・登記アドレスの詳しい説明はこちらにまとめてあります。
Q2-2. 電子公告以外の予備的方法が認められる「やむを得ない事由」とはどの程度をいいますか?

電子公告は通信環境に依存するため、万一の災害などにより公告ができない場合に備え、予備的な掲載方法として官報又は日刊新聞のうちいずれかを定款にあらかじめ定めておく
のが一般的です。「やむを得ない事由」に該当するかどうかの当局の解釈は大変厳しく、大震災クラスを想定しているようで、会社の一都合程度での変更はできなとされています。
Q2-10. 電子公告を導入すると、決算公告も調査を受けなければならないのでしょうか?

決算公告は法定公告ですが、電子公告調査機関による調査は対象から除外されています(会社法941条)。
Q3-9. 調査申込時点で公告の内容が確定していない場合、どうすればよいですか?

電子公告規則により調査機関は受託した内容を公告開始日の2営業日前の午後5時までに法務大臣に対して報告しなければなりません。
また委託者は、調査機関に対しさらにその2営業日前までに調査申込みをすることと規定されています。

しかし、公告ファイルは公告開始の前日の事前テストまでに、最終版を送信していただければ大丈夫です。
また、調査開始前なら期間の変更や取り下げも問題ありません。詳しくはお問い合わせください。
Q5-2. 公告調査申込み後のキャンセルはどのような扱いになりますか?

調査委託のキャンセル料は、公告の開始時間までは無料です。それを経過すると公告調査作業が開始される
ため、正規の料金の支払いが必要になります(充実コースは無料です)。
しかし、すぐに公告の再申込みをされた場合など、事情によっては一応営業担当者とご相談いただければ善処いたします。
                                           詳しくは利用約款をご覧ください。
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Q1-2. 電子公告を採用すれば、官報又は日刊紙での公告はすべて不要になるのですか?

会社の行う法定公告には、定款で定める公告方法にかかわらず官報掲載で行う、と定められているもの(合併公告・吸収分割公告・準備金の額の減少公告など債権者保護催告)と、それ以外の定款で定めた方法によるもの(基準日設定につき通知公告・定款変更につき通知公告など)、その他(公開買付け、など)があります。法令で官報掲載と定められているものは、定款で「公告方法は電子公告(または日刊紙)でおこなう」定めがあっても官報で行わなければなりません。

しかし、法令で官報掲載と定められているものでも、定款で定めた方法が電子公告(または日刊紙)の場合、官報と並行してその方法でも公告を行えば、個別の債権者への催告が不要になる(※)など事務管理や経費面を考慮すると、電子公告を利用するメリットは絶大です。

※ただし、会社分割の場合、分割会社の不法行為債権者(公害の被害者や製造物責任の被害者など)に対しては省略ができません。
【1.電子公告制度について】
2.サービスについて】
【1.電子公告制度について】
Q1-3. 電子公告調査機関とはどのような機関ですか?

電子公告を導入した会社は、法定公告(決算公告を除く)を行う場合、その電子公告が適法に行われているかを第三者である電子公告調査機関の調査を受けなければなりません(会社法941条)。

調査機関になるには法務大臣の登録が必要で、その大臣登録を受けるため、運用プログラムや情報セキュリティなど法務省のガイドライン審査に合格した会社です。
なお、調査の申し込みは、調査を開始する前に期間や公告アドレスなどを記載した申込書を調査機関に申し込む必要があります。

現在登録している会社は法務省のページ(http://www.moj.go.jp/MINJI/minji81-05.html)をご覧ください。
(2)電子公告の導入
2.サービスについて】
(1)お申込み、調査終了時
Q3-10. 公告期間が終了したら、何日で調査結果通知書が届きますか?

弊社では、調査結果通知書の処理は次のとおりです。
○紙面の通知書・・・原則として調査終了の翌営業日の午前中に速達扱いで発送しており、東京には発送日の翌日お昼頃には届いているようです(たとえば、8日(月)の24時まで調査の場合、10日(水)のお昼)。

○PDFの通知書(電子署名付き)・・・翌営業日の朝9時ころまでにメールにて送信。

PDFの通知書には弊社代表者の電子署名も付与されていますので、紙の通知書と同等の証明能力がありますので登記で使用できます。

                                       調査結果通知書の詳しい説明はこちら
Q3-11. 調査結果通知書の取得を急ぐ場合はどうしたらいいですか?

Q3-10.の説明にありますPDFの通知書(電子署名付き)のご利用を推奨いたします。

通知書を急がれる理由か登記で使用するためだと思われますが、このPDFファイルには弊社代表者の電子署名も付与されていますので、紙の通知書と同等の証明能力があり、公告したことを証する紙面として、すべての法務局で利用できます(法務局ではその電子署名の有効性の確認ができるようになっています)。

なお、お客様がその電子署名の有効性を確認したい場合、Adobe社の「Adobe Acrobat」(有償版)と市販の電子署名専用ソフト(プラグインソフト)(有償)が必要ですので、お持ちでない場合、そのまま信用してご提出していただければ問題ありません。 

                                       調査結果通知書の詳しい説明はこちら
Q3-12. 調査結果通知書がPDFファイルの場合、商業登記申請にはどのような形で添付するのですか?

法務局にオンライン申請する場合は、PDFの通知書(電子署名付き)をファイル添付、郵送または出頭する場合は、フロッピまたはCD-Rにコピーします。

                                      調査結果通知書の詳しい説明はこちら
(2)中断時
3.料金について】
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Q4-7. サーバメンテナンス等の理由で深夜に2時間ほど、公告情報にアクセスできない状態になります。予定済みの作業なのですが、それでも夜間の連絡はあるのですか?

大変申し訳ありませんが、弊社の調査は4時間間隔となっており、その間隔内で発生した中断の場合、弊社では検知できないこととなり、調査結果通知書の巡回記録には中断がなかったものと反映されます。
ただし、調査機関が中断を認識したかどうかにかかわらず、中断を委託者が認識した場合には、ご面倒でも追加公告が必要であると考えられます(会社法940条3項)。

なお、弊社の巡回調査時にサーバがダウンしていれば、当然ご指定の方法にて連絡を行うことになりますので、メンテナンス中の中断連絡を希望されない場合は前もってその旨をお知らせ下さい。
Q4-8. サーバメンテナンス等の理由で深夜に2時間ほど公告情報にアクセスできない状態になります。これは「中断」になりますか?

中断とは、調査機関の巡回調査により既知となった場合はもちろんですが、調査機関が巡回の間隔で気づかなくても自社で「アクセスできない状態」を認識した場合も中断となります。
ご質問のケースは、サーバの電源を2時間OFFにするということだと思いますが、認識されていますのでご面倒でも追加公告が必要となります。追加公告の手続きは、発生したよく営業日の営業時間でけっこうですので調査機関にご相談ください(会社法940条3項)。

なお、上記のように中断していても調査機関が気づかない場合は通知書の中断率は0%のままになります。
Q4-9. プロバイダ(もしくは通信回線業者)から以下のような案内が来ました。
 「○月○日 2:00〜4:00 ○○○のメンテナンスのため、数分通信が切れる恐れがあります。」
 これは調査機関に事前に連絡した方がいいですか?また、追加公告は必要ですか?

まず、弊社への連絡についてですが、上記のような案内であれば、過去の経験上、
  ・通信は切れなかった(ただし、接続が不安定になった可能性はあり)
  ・通信は切れたが、すぐに自動で再接続している

というような結果がほとんどで、このような短時間の通信断が弊社の4時間に1度の巡回調査に当たる確率はかなり低いので、ご連絡いただかなくても結構です。
また、もしこの通信断が弊社の巡回調査と同時であったとしても、調査機関では1回の調査においてシステムにより3回、手動により3回の計6回の取得を試みることが法令で義務づけられていますので、数分程度までの通信断はこれらの試行中に解決される場合がほとんどで、弊社の調査結果も「取得成功」となる可能性が多いと思われます。

この場合の追加公告の必要性ですが、弊社では瞬間的な通信断であればインターネットの特性上、必要ないと考えますが、数分間以上の通信断となると、これは委託者様のご判断となりますので、弊社からの回答は差し控えさせていただきます。
Q4-10. 調査の巡回頻度が調査機関により異なります。巡回間隔が短いほうが安心な気がします。

巡回調査につきましては、技術的には30分間隔の巡回調査も可能ですが、
短くするメリットはないとの判断で4時間間隔としております。

調査機関の行う巡回頻度は電子公告規則第5条第1項で「6時間以内」と定められています。その規定に従って調査機関は巡回頻度を各社1〜4時間というように定めています。たしかに巡回のタイミングに中断が生じると中断推定時間は変わってきます。

しかし、中断の原因というのは、Q4-1の回答にもありますが、次の1〜4の頻度で発生しているようです。

 (1)申込書に記載した公告アドレスと違った場所に公告ファイルをアップしてしまった、または掲載し忘れた
 (2)調査期間中に掲載しているサーバのメンテナンス作業が発生した
 (3)サーバが停電や何らかの原因で完全にダウンした
 (4)その他(公告期間を勘違いして終了前に降ろしてしまったなど)

弊社では調査開始前に事前確認のテストを100%実施しているため,(1)の調査開始直後からのいきなり中断は過去ありません。中断もごくたまにありますが、そのほとんどが(2)の委託者側のサーバのメンテナンスによるものです。まれに(3)の完全なサーバダウンがありますが、この場合は(2)と同じように長時間になる傾向があります。

インターネット特有の通信状態の不安定さについては、たまたま巡回時に1回取得エラーがあったとしても直ちに「中断」とはならず、自動と手動で計6回もの取得を試み、1回でも取得できれば、その巡回調査は成功となりますので、あまり過度に心配する必要もないと思われます。
弊社でも過去2000件を超える公告調査していますが、メンテナンスや予定されていた完全停止以外このような不安定さを原因とする「中断」は発生していませんし、他調査機関扱いでもほとんど見かけません。

気になる中断推計時間ですが、もしメンテナンスの作業(通常3〜8時間?)による中断の場合、巡回頻度による中断時間の差は意外に少なく、1、2時間程度の差しかありません。完全なサーバダウンの場合も同様の傾向です。

例えば、仮に6時間のメンテナンスによる中断があったとして、巡回頻度が4時間と1時間の場合で比較すると、30日間(24時間×30日間=720時間)の調査期間の場合、4時間巡回の中断率は8時間=8/720=1.11%、1時間巡回での中断率は7時間中断=7/720=0.97%となります。中断時間は全体の10%以内であれば有効ですので、その限度は720時間公告の場合、その10%=72時間、つまり72/720までOKとなりますので、どちらの巡回時間でもかなり余裕があります。

というように、巡回時間にはあまりこだわる必要はないのではないでしょうか。
しかも同じ公告期間中に複数回にわたるメンテナンスによる複数中断案件は弊社でもほとんどありません。

もし、この中断の限界点である10%(72時間)を気にされるのでしたら、公告開始前の事前テストをしっかりやってくれる調査機関を選ぶべきです。特に土曜日スタートの公告の場合、アドレス相違などで週明けの月曜の午前中まで対応できなければ、いきなり60時間が中断となってしまいます。

一方、調査機関の巡回間隔が短くなると、逆に気になることも起こってきます。
4時間間隔の調査ではだれも(委託者と調査機関を含む)気づかなかったごく短時間の中断状態(プロバイダのメンテナンスなど?)でも、1時間に1度の巡回調査ではその中断時間帯に遭遇してしまう確率が4倍に高まります。
調査機関が知ってしまったら記録に残ってしまいますので、必ず面倒な追加公告の手続きに進むことになります。逆に言えば、委託者も調査機関(巡回間隔が長い調査機関)もごく短時間の中断状態に気づかないと、追加公告の話はありえません。

電子公告調査に求めるものが正確な中断率だとすれば、多頻度の調査機関を選択し中断状態をより積極的に顕在化すべきですが、それは面倒な追加公告の手続きの発生可能性も多くなるということです。

電子公告規則では「6時間に1度以上の巡回頻度」で充分に公告の継続性は保たれると判断しています。
初めて電子公告をされるところは、この巡回頻度を結構気にされるところがありますが、電子公告を何度か経験されたところは、あまり気にされてないようで、弊社への乗換もよくあります。
弊社で受託した調査は全件有効に成立もしております。ご安心して弊社をご利用下さい。

☆追加公告の根拠について
会社法940条3項に規定があります。
これには公告の期間中に中断の発生を委託者側が認識したら、調査機関からの指摘とは無関係に自主的に追加公告をしなければ、その公告は有効とはならないことになっています。
そして追加公告の手続きは結構、面倒で、公告ファイルの差替や調査機関と打ち合わせなどが必要となります。

                   具体的な中断時の対応方法については公告中断時の対処をご覧ください。
 ご質問はお気軽に!
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Q4-6. 公告の中断時間の合計が公告期間の10分の1を超えたときの扱いはどうなりますか?

なお、10分の1を超えた場合には効力がありません。可能であれば、10分の1を超えたことが判明した場合は、その時点で公告を取り下げて、新たな公告としてやりなおすことをお勧めします。
Q5-3. 追加公告した場合、別途料金が発生しますか?

公告が中断した場合の電話連絡、追加公告、公告ファイルの差替などそれらの費用はすべて、所定の調査料に含まれています。