電子公告 調査 証明サービス 日本公告調査は電子公告調査機関として2008年3月3日、法務大臣に登録しました
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弊社は電子公告調査機関として、【法定公告調査と任意調査としての【お知らせ公告/総会資料開示調査】を行っています。
1.法定公告調査のサービス
(1)法務大臣への電子公告調査の受託報告
調査開始の2営業日前までに法務大臣へ電子公告調査の受託の報告を行います(オンライン申請)。
報告した内容は、調査開始日から終了日まで法務省電子公告システムに掲載されます。
(2)電子公告調査の実施
・登記アドレスから公告アドレスへのリンク状態の調査をする
登記アドレスから公告アドレス(PDFの文面を開く)まで、わかりやすくリンクがたどれるかを調査します。
・公告アドレスから公告情報が取得できるかを調査する
公告掲載期間中、パスワード等を入力しなくても無料で誰もが公告文面を閲覧できるか、24時間巡回調査を行います。
・事前にお届けいただいたファイルと掲載された公告ファイルが同一かを比較する
各巡回時には、公告ファイルが取得できたら、さらに改ざん等がなかったかどうか確認するために、受託時にお預かりした公告ファイル(PDF)と同一かも比較調査します。
(3)公告中断時の対応
・中断状態が判明したら、すみやかにご担当者に連絡する
巡回調査中に公告ファイルの取得不可や改ざんを感知したら、ご担当者様やシステムの方など、お申込みの際の取り決めに応じて、ご希望なら24時間いつでも状況の報告等を行います。

  ・メールアドレスは会社宛て、個人様の携帯など設定できます。
  ・ご希望なら、時間外・深夜でも携帯電話などで状況説明いたします。(充実コース)
  ・連休などの長時間中断に備え、休日専用の電話番号の登録もできます。(充実コース)

            公告中断時の対処についてはこちらもご覧ください

            自社サーバダウンがご心配のかたへ(公告掲載サービスのご紹介)

・追加公告ファイルの差し替えに対応する
万一公告が中断した場合、公告文の末尾に中断原因等を記載したファイルに差し替える必要があります。
また、公告アドレスの変更が生じる場合には、法務大臣への変更の報告もおこないます。
公告ファイル・公告アドレス・登記アドレスの詳しい説明はこちら
(4)調査結果の報告
・調査結果通知書(紙面、PDF)を作成・送付する
電子公告調査が完了したら調査結果通知書を作成し、原則として翌営業日の午前中(通常は朝9時ごろ)にPDFをメール送信し、また紙面は受渡の確認できる方法で発送します。
調査結果通知書は以下の形式で
両方とも作成・提供されます。

  
調査結果通知書(紙面)
    弊社代表者の押印付き。
    登記など外部に提出が必要な場合、2通提供するサービスもしています。

  
調査結果通知書(PDF)
    
弊社代表者の電子署名付きPDFファイル。メールにて送信。登記でも利用できます。
                   調査結果通知書の詳しい説明はこちら

(5)調査結果の保存、通知書・調査記録簿の再発行
調査結果の記録は10年間保存し、ご要望があれば調査結果の証明を行います。
調査結果通知書の再発行は無料です。
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2.お知らせ(周知)公告/総会資料開示の調査サービス
弊社では、法定公告以外のお知らせ(周知)公告(※1)/総会資料開示調査(※2)についても、法定公告に準じて調査・証明サービスを行います(※3)。
招集通知の訂正のインターネット開示」「総会決議通知」など重要なIR通知にもご利用下さい。  

・中断時のご連絡も同様に行います。
・これらの公告については、法律的には公告調査を受ける義務はありません。
 しかし、「公告が継続的になされ、また改ざんもなかった」ということの第三者機関の証明は、後日公告の存在や改ざんを争う事態になったときにきっと役立ちます。
※1 お知らせ(周知)公告とは
法定公告以外の公告で、株主、債権者以外だけでなく一般関係者に知らせるべき事項を定款で定める公告方法でおこないます。

(例)  株主名簿管理人設置/変更のお知らせ/株主名簿管理人事務取り扱い場所変更/
     商号変更のお知らせ/本店移転のお知らせ/増資完了のご挨拶/
     商号変更に伴う株券提出のお知らせ
     金融機関の一時的な支店の休業(銀行法第16条1項)
※2 総会資料開示(インターネット開示)制度とは
新しい会社法により認められた制度で、「株主総会招集通知等をインターネットで開示することで株主に提供したとみなす」制度が認められるようになりました(会社法施行規則第94条、133条等)。
これにより資料等の印刷代等の大幅な事務コストの削減ができます。必要な開示期間は「株主総会に係る招集通知を発出する時から、株主総会の日から3ヶ月が経過する日までの間」です。
※3 法定公告の調査と異なるところ
(1)法務大臣への報告はおこないません
   法定公告ではないため、法務省電子公告システムへの登録は行われません。

(2)追加公告の手続きはありません
   中断したことを告知する必要があるかどうかの判断ですので、委託者様のご希望におまかせします。
   公告ファイルの差替は有償となります。

(3)調査結果通知書について
   法定公告に準じて発行しますが、書面の備考欄に以下の文言が印刷されます。

  「この報告書に記載されている公告につきましては、法定公告の場合に義務づけられている
  調査開始前の法務大臣に対する報告は行っていません。
  そのため、商業登記申請の場合などでの添付書類(債権者保護手続きとしての証明書)
  としてはご利用できません。」


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